Vorteile durch die Nutzung eines Arbeitnehmer-Pkw für Dienstfahrten

Bei Überlassung eines Dienstwagens an einen Arbeitnehmer, der diesen Pkw auch für Privatfahrten nutzen darf, erhöht sich der steuer- und sozialversicherungspflichtige Arbeitslohn jeden Monat um 1% des Listenpreises des Kfz und zusätzlich um 0,03% des Listenpreises für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Das führt in vielen Fällen zu sehr hohen Abzügen bei der Lohnabrechnung. Deshalb sollte als Alternative stets geprüft werden, ob es vorteilhafter ist, wenn der Arbeitnehmer den Pkw privat kauft oder least und mit dem Arbeitgeber eine Kostenerstattungsvereinbarung trifft. Dann kommt die ungeliebte 1%-Regelung nicht zur Anwendung, und es muss auch kein Fahrtenbuch geführt werden.

Bei der Überlassung eines Privatpkw an den Arbeitgeber sind mehrere Abrechnungsmethoden zulässig:

1. Alternative: Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer (steuer- und sozialversicherungsfrei) pauschal 0,30 € für jeden dienstlich gefahrenen Kilometer vergüten. Für die Dienstfahrten müssen dann Reisekostenabrechnungen angefertigt werden.

2. Alternative: Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer (steuer- und sozialversicherungsfrei) die tatsächlich entstandenen Kosten ersetzen. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer den aufgrund der Gesamtkosten ermittelten Kilometersatz nachweisen (Abschn. 38 Abs.4 LStR 2002).

3. Alternative: Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer einen monatlichen Pauschbetrag für die geschäftliche Nutzung des Arbeitnehmerfahrzeugs zahlen. Dieser Pauschbetrag ist als zusätzlicher Arbeitslohn steuer- und sozialversicherungspflichtig. Der Arbeitnehmer darf dann allerdings die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten für die Dienstfahrten als Werbungskosten abziehen.

4. Alternative: Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer sämtliche Kosten für den privaten Pkw ersetzen. Aufgrund eines BFHurteils vom 6.November 2001 (BStBl 2002 II,164) erhöht in einem solchen Fall der Kostenersatz den Bruttolohn. Allerdings dürfen bei der Lohnabrechnung die Kosten für die Dienstfahrten vom Erstattungsbetrag abgezogen werden; der Bruttolohn erhöht sich also nur um den Restbetrag, der nach Abzug der Fahrtkosten für die Dienstfahrten übrig bleibt.

Bei einem hohen Anteil dienstlicher Fahrten kann die Nutzung eines Privatpkw für Dienstfahrten wesentlich günstiger sein als die Nutzung eines Betriebspkw für Privatfahrten. Für den Arbeitgeber entstehen durch eine solche Vereinbarung keine Zusatzkosten, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die echten Kosten erstattet, die in gleicher Höhe auch bei Anschaffung eines Betriebspkw entstehen würden. Nur bei der Umsatzsteuer ergeben sich Nachteile, weil es bei einem Betriebspkw durch den Vorsteuerabzug zu einer Steuerentlastung kommt.

Da die Überlassung eines Privatpkw an den Arbeitgeber arbeitsrechtlich und abrechnungstechnisch relativ kompliziert ist, eignet sich eine derartige Vereinbarung vor allem zur Erhöhung der Nettobezüge des Gesellschaftergeschäftsführers einer GmbH.