Steuern sparen mit dem häuslichen Arbeitszimmer

Hinsichtlich des Kostenabzugs für ein häusliches Arbeitszimmer gibt es drei Alternativen: den unbeschränkten Abzug der Kosten, den auf 2.400 DM begrenzten Abzug und die Fälle, in denen Steuerpflichtige keine Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer abziehen können.

Unbeschränkter Kostenabzug
Aufwendungen für ein Arbeitszimmer können in voller Höhe abgesetzt werden, wenn das Arbeitszimmer kein Teil der selbstgenutzten Wohnung ist, weil sich die Einschränkungen in § 4 Abs.5 Nr.6b EStG nur auf ein häusliches Arbeitszimmer beziehen. Wenn bei der Planung eines Neubaus zwei selbständige Wohneinheiten vorgesehen werden, von denen eine Wohnung ausschließlich als Arbeitszimmer genutzt wird, oder wenn ein gesondertes Arbeitszimmer von einem Dritten (im gleichen Haus) angemietet wird, liegt also kein "häusliches" Arbeitszimmer vor und beim Abzug der Kosten für diese Wohnung gibt es keine Einschränkungen (Hess. FG v. 6.10.99 - 7 K 5068/98 - in DStRE 2000,225).
Wenn ein häusliches Arbeitszimmer vorliegt, muss als erstes geprüft werden, ob dieses Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Das ist nur der Fall, wenn die betriebliche und berufliche Tätigkeit in zeitlicher Hinsicht überwiegend im Arbeitszimmer ausgeübt wird, und wenn außerdem kein weiterer Arbeitsplatz im Betrieb vorhanden ist. Diese Voraussetzungen liegen beispielsweise bei einem Architekt vor, der sein Büro im eigenen Haus betreibt, oder bei einem Arbeitnehmer, der so gut wie ausschließlich zu Hause arbeitet, etwa bei einem Telearbeitsplatz. Dagegen sind diese Voraussetzungen bei einem angestellten Architekten, der zusätzlich freiberuflich Beratungsleistungen in einem häuslichen Arbeitszimmer erbringt, nicht erfüllt (BStBl 2000 II,7). Bei einem Tätigwerden auch außerhalb des häuslichen Arbeitszimmers fordert die Rechtsprechung außerdem, dass der das Berufsbild prägende Teil der Tätigkeit im Arbeitszimmer stattfindet. Deshalb ist der Kostenabzug bei Vertretern, Maklern und ähnlichen Berufen i.d.R. auf 2.400 DM/Jahr begrenzt (EFG 2000,1054; BStBl 1998 I,Rdn.16).
Da die Voraussetzungen für die Abzugsfähigkeit des Arbeitszimmers für jeden Steuerpflichtigen, d.h. für jedes Familienmitglied, unabhängig voneinander geprüft werden, können die Kosten des Arbeitszimmers in voller Höhe abgezogen werden, wenn das Arbeitszimmer bei einem Familienmitglied den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Es kann also manchmal sinnvoll sein, die Arbeitsaufteilung innerhalb der Familie neu zu regeln, wie das folgende Beispiel zeigt:
Ein Unternehmer schließt mit einem Familienmitglied, das keine andere Tätigkeit ausübt, einen Arbeitsvertrag. Der Arbeitnehmer übernimmt im Rahmen dieses Vertrags z.B. die Buchführung, die Lohnabrechnung, die Rechnungsstellung, den Zahlungsverkehr und gegebenenfalls weitere Tätigkeiten, die aus Gründen der Vertraulichkeit vom Arbeitnehmer so gut wie ausschließlich in seinem häuslichen Arbeitszimmer erledigt werden. Auch in diesem Fall bildet das häusliche Arbeitszimmer für diesen Arbeitnehmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, so dass die Kosten des Arbeitszimmers vom Arbeitnehmer ohne Einschränkung als Werbungskosten abgezogen werden können, sofern kein weiterer Arbeitsplatz im Betrieb vorhanden ist.

Begrenzung des Kostenabzugs auf 2.400 DM
Wenn die o.g. Voraussetzungen für den vollen Kostenabzug nicht vorliegen, ist der Abzug der Kosten auf 2.400 DM jährlich begrenzt, vorausgesetzt dass die Nutzung des Arbeitszimmers zeitlich mehr als 50% der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung beträgt, oder wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Die Begrenzung auf 2.400 DM betrifft z.B. Lehrer oder Außendienstmitarbeiter, wenn diesen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, oder Richter, die ihre berufliche Tätigkeit nur tageweise im Gericht ausüben und die deshalb mehr als 50% der Arbeitszeit im häuslichen Arbeitszimmer verbringen. Hinsichtlich des Nachweises für das Überschreiten der 50%-Grenze trägt der Steuerpflichtige die Feststellungslast; es müssen also Aufzeichnungen angefertigt werden.
Bei einem Steuerpflichtigen, der mehrere Tätigkeiten ausübt, genügt es, wenn für eine dieser Tätigkeiten kein Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung steht. Ein Arbeitnehmer, der neben seinem Hauptberuf eine Nebentätigkeit als Schriftsteller ausübt, kann also bis zu 2.400 DM Kosten für das häusliche Arbeitszimmer abziehen. Der unbegrenzte Abzug der Kosten des Arbeitszimmers kann dagegen durch Aufnahme einer Nebentätigkeit nicht erreicht werden.
Wenn ein Arbeitszimmer von Ehegatten genutzt wird, z.B. von zwei Lehrern zur Unterrichtsvorbereitung, kann jeder Ehegatte Kosten bis zum Höchstbetrag von 2.400 DM absetzen. Der Höchstbetrag von 2.400 DM ist ein Jahresbetrag. Er wird nicht zeitanteilig gekürzt, wenn das Arbeitszimmer nur einige Monate benutzt wird.

Arbeitszimmer, die ganz oder teilweise dem Ehegatten gehören
Bei einem Arbeitszimmer, das ganz oder teilweise dem Ehegatten gehört, dürfen die Kosten, die auf den Eigentumsanteil des anderen Ehegatten entfallen, nur in Ausnahmefällen als Aufwand berücksichtigt werden (DStR 2000 S.814+870 ff.). Wenn die Kosten eines Arbeitszimmers steuerlich voll abzugsfähig sind, sollte deshalb hinsichtlich des Eigentumsanteils des anderen Ehegatten ein Mietvertrag abgeschlossen und wie unter fremden Dritten durchgeführt werden, um den Unsicherheiten i.V.m. der Abzugsfähigkeit des Drittaufwands aus dem Weg zu gehen.

Besteuerung des Veräußerungsgewinns
Bei der Veräußerung eines Arbeitszimmers, das zum Betriebsvermögen gehört, unterliegt der Veräußerungsgewinn generell der Einkommensteuer und gegebenenfalls auch der Gewerbesteuer. Bei einem Arbeitszimmer, das zum Privatvermögen gehört, unterliegt der Veräußerungsgewinn dagegen nur dann der Einkommensteuer, wenn die Immobilie innerhalb von 10 Jahren verkauft wird; das gilt auch für Einfamilienhäuser, die im übrigen für private Wohnzwecke genutzt werden, und die deshalb von der Besteuerung eines "Spekulationsgewinns" ausgenommen sind (BStBl 2000 I,1383 Tz.21).
Da der Kostenabzug für ein Arbeitszimmer in vielen Fällen nur noch geringfügige Steuervorteile bringt, sollte jedes Jahr geprüft werden, ob die weitere Nutzung der Räume als Arbeitszimmer vorteilhaft ist. Ein Arbeitszimmer lässt sich jederzeit in privaten Wohnraum umwandeln, indem ein Fernseher, Bett, Videorecorder, private Bücher, Kleidung oder ähnliche Gegenstände hineingestellt werden.

Ausstattung des Arbeitszimmers
Neben den nur begrenzt abzugsfähigen Aufwendungen für das Arbeitszimmer und dessen Ausstattung können die Kosten für Arbeitsmittel in voller Höhe abgesetzt werden. Zu der lediglich begrenzt abzugsfähigen Ausstattung gehören z.B. die Tapeten, ein Teppichboden, Gardinen und Lampen. Zu den ohne Einschränkungen absetzbaren Arbeitsmitteln zählen beispielsweise die Kosten für einen Schreibtisch, einen Schreibtischstuhl, eine Schreibtischlampe, einen Aktenschrank und für Bücherregale (BStBl 1998 I,863 Tz.18).