Steuerfreie Gehaltsteile durch Überlassung von Handys und PCs

Die Vorteile der Arbeitnehmer aus der privaten Nutzung von betrieblichen Personalcomputern und Telekommunikationsgeräten gehörten früher zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Nach § 3 Nr.45 EStG sind derartige Vorteile nunmehr in vollem Umfang steuer- und sozialversicherungsfrei, und zwar rückwirkend ab 1.Januar 2000 (§ 1 ArEV).
Von der Abgabenfreistellung werden alle Vorteile erfasst, die dem Arbeitnehmer durch die Nutzung der Personalcomputer und Telekommunikationsgeräte entstehen. Dazu gehören nicht nur die Aufwendungen für die Anschaffung, den Einbau und den Anschluss der Geräte, sondern auch die durch die Nutzung entstehenden Grund- und Verbindungsentgelte einschließlich der Gebühren für die Internetnutzung.
Die Abgabenfreiheit gilt auch für die private Nutzung eines Gerätes, das sich in der Wohnung bzw. sonst im Besitz des Arbeitnehmers befindet. Dabei ist es unerheblich in welchem Verhältnis die berufliche Nutzung zur privaten Nutzung steht. Voraussetzung ist jedoch, dass es sich um Geräte handelt, die zum Betrieb des Arbeitgebers gehören und dem Arbeitnehmer zur Nutzung überlassen werden. Damit sind Fälle der Schenkung und des verbilligten Erwerbs von der Abgabenfreiheit ausgeschlossen.
Der neue § 3 Nr.45 EStG ermöglicht interessante Gestaltungen, mit denen Arbeitnehmern ein Teil der Bezüge steuer- und sozialversicherungsfrei ausbezahlt werden kann, beispielsweise durch Überlassung eines betrieblichen Handys, das in einem gewissen Umfang für Privatgespräche genutzt werden darf, oder durch die leihweise Überlassung eines betrieblichen PCs für private Zwecke. Für die Abgabenfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder auf Grund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.
Bei Gesellschafter-Geschäftsführern einer GmbH empfiehlt es sich, die durch die GmbH zu tragenden Aufwendungen der Höhe nach zu begrenzen. So sollte etwa bei einem PC mit Internetanschluss festgelegt werden, bis zu welchem Höchstbetrag die GmbH die privat anfallenden Telefon- und Internetentgelte trägt. Ferner sollte über die Nutzungsüberlassung im Voraus eine schriftliche Vereinbarung zwischen der GmbH und dem Gesellschafter-Geschäftsführer getroffen werden, um die Gefahr zu verringern, dass ein Betriebsprüfer eine verdeckte Gewinnausschüttung vermutet.

Verfügung der OFD Berlin vom 12.Juni 2001 (St 177-S 2350-1/01) in Der Betrieb 2001 S.1908 und Abschn.21e LStR 2002 in BR-Drucksache 651/01.