Rückstellung für die Verpflichtung zur Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen

Auch für öffentlichrechtliche Verpflichtungen können Rückstellungen gebildet werden. Dies setzt allerdings voraus, dass die öffentlichrechtliche Verpflichtung ein bestimmtes Handeln innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlangt. Zudem ist für die Rückstellung erforderlich, dass an ihre Verletzung Sanktionen geknüpft sind, so dass sich der Steuerpflichtige der Erfüllung der Verpflichtung im Ergebnis nicht entziehen kann.

Die Verpflichtung, bestimmte Geschäftsunterlagen sechs bzw. zehn Jahre lang aufbewahren zu müssen, ist eine solche öffentlichrechtliche Verpflichtung, die zur Bildung einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten berechtigt. Die Rückstellung ist in Höhe des voraussichtlichen Erfüllungsbetrages zu bilden. Für die Verpflichtung, die eine Sachleistungsverpflichtung darstellt, sind die Vollkosten anzusetzen. Eine Abzinsung kommt nicht in Betracht.

Betriebe mit umfangreichen archivierungspflichtigen Geschäftsunterlagen, bei denen für die Aufbewahrungspflichten nachweislich abgrenzbare Kosten für Archivräume usw. anfallen, müssen also eine Rückstellung für die Verpflichtung zur Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen bilden. Siehe hierzu ein BFHurteil vom 19.August 2002, das inzwischen im Bundessteuerblatt veröffentlicht wurde. Damit akzeptiert auch die Finanzverwaltung die neue Rechtsprechung (BStBl 2003 II,131).