Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und E-Mails

Alle Kaufleute sind verpflichtet, folgende Angaben auf den Geschäftsbriefen und Bestellscheinen zu machen:

• den vollständigen Firmennamen mit Rechtsformzusatz,
• den Sitz des Unternehmens,
• das Registergericht und
• die Handelsregisternummer.

Bei einer Zuwiderhandlung gegen diese Vorschrift kann das Registergericht ein Zwangsgeld bis zur Höhe von 5.000 € festsetzen (§§ 37a + 125a HGB); außerdem drohen Abmahnverfahren.

Bei einer GmbH sind darüber hinaus folgende weitere Angaben erforderlich:

• die Namen aller Geschäftsführer und
• der Name des Aufsichtsratsvorsitzenden, falls ein Aufsichtsrat gebildet wurde (§ 35a GmbHG).

Ob auch Emails als Geschäftsbriefe anzusehen sind, ist derzeit nicht abschließend geklärt. Vorsichtshalber sollten die o.g. Angaben aber auch in allen Emails gemacht werden. Zu diesem Zweck kann in das Emailcomputerprogramm eine Zusatzfunktion eingearbeitet werden, die alle Emails automatisch mit einem entsprechenden Anhang versieht.

Schmittmann/Ahrens in Der Betrieb 2002 S.1038.