Lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Zusatzleistungen für 400 €-Aushilfen

Eine geringfügig entlohnte Beschäftigung liegt seit 1.April 2003 vor, wenn das Arbeitsentgelt regelmäßig 400 €/Monat nicht übersteigt. Die Dauer der Arbeitszeit ist jetzt unbeachtlich. Bei geringfügig entlohnten Beschäftigten zahlt der Arbeitgeber eine Pauschalabgabe von grundsätzlich 25% an die Minijobzentrale in Essen. Davon entfallen 12% auf die gesetzliche Rentenversicherung und 11% auf die gesetzliche Krankenversicherung; 2% werden als Pauschalsteuer abgeführt.

Werden geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten tätig, muss der Arbeitgeber nur eine Abgabe von 12% an die Minijobzentrale in Essen entrichten, wovon jeweils 5% auf die gesetzliche Kranken- und Rentenversicherung entfallen und 2% als Steuer abgeführt werden.

Bei privat Krankenversicherten mindert sich die Pauschale von 25% auf 14% und die Pauschale von 12% auf 7% (§ 249b SGB V).

Nachfolgend haben wir die wichtigsten Zusatzleistungen zusammengestellt, mit denen ein Arbeitgeber das Gehalt einer 400 €-Aushilfe aufstocken kann, ohne dass die Pauschalierung der Lohnsteuer und Sozialversicherung gefährdet wird.

Die 50 €-Freigrenze i.V.m. Benzingutscheinen nutzen

Die Freigrenze für Sachbezüge wurde ab dem Jahr 2002 von 50 DM auf 50 € verdoppelt. Da bei der Ermittlung des üblichen Endpreises, der als Bemessungsgrundlage dient, generell ein 4%iger Bewertungsabschlag vorgenommen werden darf, beträgt die Freigrenze de facto 52,08 € (Abschn.31 Abs.2 Satz 9 LStR 2004).

Voraussetzung für die Nutzung dieser Freigrenze ist, dass der Arbeitnehmer einen Sachbezug erhält, für den weder amtliche Sachbezugswerte festgesetzt wurden, und für den auch die besondere Rabattregelung des § 8 Abs.3 EStG für Belegschaftsrabatte nicht zur Anwendung kommt. Als derartige Sachbezüge kommen insbesondere Warengutscheine in Betracht.

Bei Warengutscheinen, die zur Einlösung bei einem fremden Dritten bestimmt sind, berücksichtigt die Finanzverwaltung die 50 €-Freigrenze seit dem 1.April 2003 nicht mehr, wenn auf dem Gutschein neben der Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung ein Eurobetrag angegeben ist. Die Finanzverwaltung geht bei Angabe eines Eurobetrags davon aus, dass der Gutschein die Funktion von Bargeld hat, was für die Annahme eines Sachbezugs schädlich ist (Abschn.31 Abs.1 Satz 7 LStR 2004).

Beispiel: Ein Arbeitgeber überlässt einer 400 €-Aushilfe neben dem Aushilfslohn monatlich einen Gutschein mit folgendem Inhalt: "Gutschein über 40 Liter Superbenzin, einzulösen bei der Tankstelle XY". In diesem Fall liegt ein Sachbezug vor. Da die monatliche Freigrenze von 52,08 € nicht überschritten wird, ist der Sachbezug steuer- und sozialversicherungsfrei.

Die Finanzverwaltung vertritt jetzt die Auffassung, dass der Arbeitslohn bei einem Gutschein, der bei einem Dritten einzulösen ist, bereits mit Hingabe des Gutscheins zufließt, weil der Arbeitnehmer bereits zu diesem Zeitpunkt einen Rechtsanspruch gegenüber dem Dritten erhält. Die Höhe des geldwerten Vorteils ist also an diesem Tag zu bestimmen. Spätere Wertänderungen sind lohnsteuerlich ohne Bedeutung. Ist der Gutschein dagegen beim Arbeitgeber einzulösen, fließt der Arbeitslohn erst bei Einlösung des Gutscheins zu (Absch.104a Abs.3 LStR 2004).

Da Warengutscheine nur dann sozialversicherungsfrei bleiben, wenn sie dem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zugewendet werden, sollte dieser Zuschuss nur anlässlich einer Neueinstellung oder freiwilligen Gehaltserhöhung vereinbart werden (BfAzeitschrift Summa Summarum Nr.5/2003 S.3).

Pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschüsse

Arbeitnehmer dürfen an jedem Arbeitstag pauschal 0,36 € für die ersten zehn und 0,40 € für jeden weiteren vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte als Werbungskosten abziehen, und zwar auch dann, wenn für diese Fahrten keinerlei Kosten entstanden sind.

Für die Bestimmung der Entfernung ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte maßgebend; eine andere als die kürzeste Straßenverbindung kann jedoch zugrunde gelegt werden, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und vom Arbeitnehmer regelmäßig für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte benutzt wird.

Diese Entfernung ist auch maßgebend für die Fahrtkosten, die der Arbeitgeber mit 15% pauschal versteuert sozialversicherungsfrei auszahlen darf (§ 40 Abs.2 EStG). Auch hier kann von der tatsächlich benutzten Strecke ausgegangen werden. Auch bei Arbeitnehmern, die einen Dienstwagen für die Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte benutzen, dürfen diese Fahrten mit 15% pauschal versteuert werden. Aus Vereinfachungsgründen kann unterstellt werden, dass der Arbeitnehmer 15 Fahrten/Monat ausführt.

Besorgungsfahrten

In Kleinbetrieben erledigen die Arbeitnehmer oft Besorgungsfahrten mit ihrem Pkw, z.B. Fahrten zum Postamt usw. Für diese Fahrten darf der Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei 0,30 €/Kilometer erstatten. Insoweit ist es am einfachsten, wenn die Arbeitnehmer fortlaufend Aufzeichnungen führen und sich diese Kosten monatlich aus der Kasse bar erstatten lassen (BStBl 2001 I,541).

Waren als Teil des Gehalts steuerfrei überlassen

Nach § 8 Abs.3 EStG bleiben Belegschaftsrabatte bis zu einem Betrag von 1.224 €/Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei. Unter die Sonderregelung des § 8 Abs.3 EStG fallen sowohl teilentgeltliche als auch unentgeltliche Zuwendungen unter folgenden Voraussetzungen:

€¢ Es muss sich um Sachbezüge handeln, die dem Arbeitnehmer ausschließlich wegen seines Dienstverhältnisses zufließen und

€¢ es ist nur die Überlassung von Waren und Dienstleistungen begünstigt, die vom Arbeitgeber überwiegend für dessen Kunden hergestellt oder vertrieben werden.

Jeder Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern also steuer- und sozialversicherungsfrei Waren und Dienstleistungen bis zu einem Wert von 1.224 €/Jahr aus seinem Sortiment zuwenden oder Rabatte in dieser Höhe gewähren. Insbesondere in Betrieben, die ein breites Warenspektrum anbieten, kann mit den Arbeitnehmern also vereinbart werden, dass sie neben einem etwas niedrigeren Gehalt jeden Monat für bis zu 102 € Waren kostenlos erhalten. Alternativ dürfen den Arbeitnehmern einmalig - z.B. im Dezember - Waren oder Dienstleistungen bis zu 1.224 € steuer- und sozialversicherungsfrei zugewendet oder Rabatte in dieser Höhe gewährt werden. Da der Verkaufspreis der Waren bzw. Dienstleistungen zur Berechnung des geldwerten Vorteils um 4% gekürzt wird, erhöht sich der Grenzwert von 102 €/Monat auf 106 € und der Grenzwert von 1.224 € auf 1.274 €, wenn die Steuervergünstigung für Belegschaftsrabatte bis zur Grenze ausgeschöpft werden soll (Abschn.32 LStR 2004).

Da diese Sachbezüge nur dann sozialversicherungsfrei bleiben, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn bezahlt werden, sollten sie nur anlässlich einer Neueinstellung oder freiwilligen Gehaltserhöhung vereinbart werden (§ 1 ArEV).

Überlassung eines betrieblichen Handys oder PCs

Vorteile aus der privaten Nutzung von betrieblichen Personalcomputern und Telekommunikationsgeräten durch Arbeitnehmer sind nach § 3 Nr.45 EStG steuerfrei und nach § 1 der Arbeitsentgeltverordnung sozialversicherungsfrei.

§ 3 Nr.45 EStG ermöglicht interessante Gestaltungen, mit denen Arbeitnehmern ein Teil der Bezüge steuer- und sozialversicherungsfrei ausbezahlt werden kann, beispielsweise durch Überlassung eines betrieblichen Handys, das in einem gewissen Umfang für Privatgespräche genutzt werden darf, oder durch die leihweise Überlassung eines betrieblichen PCs für private Zwecke. Voraussetzung für die Sozialversicherungsfreiheit ist auch in diesem Fall, dass die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Die Privatnutzung betrieblicher PCs und Telefone durch Selbständige ist dagegen weiterhin einkommensteuerpflichtig (BMFschreiben v. 6.5.02 - IV A 6-S 2144-19/02 - in DStR 2003 S.999).

Zuschüsse für einen privaten Internetanschluss

Der Arbeitgeber darf an Arbeitnehmer, die einen privaten Internetzugang besitzen, jeden Monat einen Zuschuss für die Internetnutzung in Höhe von 50 € abgabenfrei auszahlen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitgeber diesen Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn auszahlt und mit 25% pauschal versteuert. Außerdem muss der Arbeitnehmer eine Erklärung abgeben, aus der sich ergibt, dass er einen privaten Internetanschluss besitzt, und dass dafür im Jahresdurchschnitt mindestens Gebühren in Höhe des monatlichen Zuschusses anfallen. Diese Erklärung muss der Arbeitgeber zum Lohnkonto nehmen. Da viele Arbeitnehmer einen privaten Internetanschluss besitzen, bietet § 40 Abs.2 Satz 1 EStG eine interessante Möglichkeit, Arbeitnehmern jeden Monat 50 € abgabenfrei auszuzahlen.

Bei Zuschüssen, die 50 €/Monat übersteigen, müssen die Aufwendungen zumindest für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten nachgewiesen werden. Hieraus kann dann ein Durchschnittswert ermittelt werden, der so lange gilt, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern (§ 127 Abs.4a LStR 2004).

Heirats- und Geburtsbeihilfen

Anlässlich der Geburt eines Kindes oder der Eheschließung kann an Arbeitnehmer eine steuer- und sozialversicherungsfreie Zuwendung bis zu einem Betrag von 358 € ausbezahlt werden. Begünstigt sind auch Sachzuwendungen. Die Heirats- oder Geburtsbeihilfe muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden. Sind beide Elternteile des Kindes beim selben Arbeitgeber beschäftigt, steht der Freibetrag jedem von ihnen zu. Bei einem Grenzwert von 358 € handelt es sich um einen Freibetrag.

Die Abgabenfreiheit setzt voraus, dass die Heirats- oder Geburtsbeihilfe in zeitlichem Zusammenhang mit dem Ereignis gewährt wird. Dies ist dann der Fall, wenn die Zuwendung innerhalb eines Zeitraums von drei Monaten vor oder nach der Eheschließung bzw. der Geburt des Kindes ausbezahlt wird. Steuerfreie Heirats- oder Geburtsbeihilfen können auch an Arbeitnehmern mit Steuerklasse VI gewährt werden (Abschn.15 LStR 2004).

Erholungsbeihilfen
Als Erholungsbeihilfen kommen sowohl Barzuschüsse des Arbeitgebers zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für einen Urlaub bzw. eine Kur als auch die Unterbringung in Erholungsheimen des Arbeitgebers in Betracht. Erholungsbeihilfen gehören grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Erholungsbeihilfen können jedoch nach § 40 Abs.2 Nr.3 EStG mit einem Steuersatz von 25% pauschal versteuert sozialversicherungsfrei ausbezahlt werden. Die Pauschalierung ist möglich, wenn die Erholungsbeihilfen

€¢ 156 € für den Arbeitnehmer,
€¢ 104 € für seinen Ehepartner und
€¢ 52 € für jedes Kind

nicht übersteigen. Der Höchstbetrag für einen Arbeitnehmer mit Ehefrau und zwei Kindern beträgt demnach 364 €. Bei diesen Höchstbeträgen handelt es sich um Freigrenzen. Die Pauschalierung mit 25% ist also insgesamt unzulässig, wenn der Arbeitgeber höhere Erholungsbeihilfen zuwendet.

Die zweckentsprechende Verwendung einer Erholungsbeihilfe unterstellt die Finanzverwaltung im Allgemeinen, wenn die Beihilfe in zeitlichem Zusammenhang mit einem Urlaub oder einer Kur ausbezahlt wird. Der Arbeitgeber sollte vorsorglich eine Erklärung des Arbeitnehmers über die Verwendung der Erholungsbeihilfe zu den Akten nehmen (Absch.127 Abs.3 LStR 2004).

Kindergartenzuschüsse

Nach § 3 Nr.33 EStG bleiben Zuschüsse für die Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ausbezahlt werden, steuer- und sozialversicherungsfrei. Abschnitt 21a der Lohnsteuerrichtlinien 2004 enthält hierzu folgende Erläuterungen:

€¢ Begünstigt ist die Unterbringung, Verpflegung und Betreuung der Kinder in betriebseigenen Kindergärten, außerbetrieblichen Kindergärten und Kindertagesstätten. Daneben ist die Unterbringung der Kleinkinder bei Tagesmüttern begünstigt. Bei der Betreuung von Kleinkindern im Haushalt von Angehörigen empfiehlt es sich, einen schriftlichen Vertrag abzuschließen und das Geld zu überweisen. Vorteilhaft ist insoweit der Abschluss eines Geschäftsbesorgungsvertrags, weil das Geld dann ohne Abzüge ausbezahlt werden kann (BStBl 1992 II,814).

€¢ Begünstigt sind nur Ausgaben für die Unterbringung und Betreuung, nicht aber für die Beförderung zum Betreuungsort.

€¢ Begünstigt sind nur Zuschüsse für nicht schulpflichtige Kinder und für Kinder, die mangels Schulreife vom Schulbesuch zurückgestellt sind.

€¢ Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Arbeitnehmer die zweckentsprechende Verwendung des Zuschusses nachweist, und dass der Arbeitgeber die Originalbelege beim Lohnkonto aufbewahrt.

Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2004 in BStBl 2003 I S.455.
Plenker/Schaffhausen in Der Betrieb 2003 S.957.