Geschenke vorteilhaft gestalten

Im Hinblick auf die herannahende Weihnachtszeit erinnern wir nachfolgend an die Vorschriften, die i.V.m. betrieblich veranlassten Geschenken beachtet werden müssen:

• Aufwendungen für Geschenke, die der Empfänger ausschließlich betrieblich nutzen kann, z.B. für einen Arztkoffer, sind ohne Begrenzung auf einen Höchstbetrag steuerlich abzugsfähig. Sonstige Aufwendungen für Geschenke sind dagegen steuerlich nur abzugsfähig, wenn deren Wert 40 € pro Jahr und Empfänger nicht übersteigt (Abschn.21 Abs.2+3 EStR 2001).

• Bei Schenkern, die die Vorsteuer abziehen können, handelt es sich bei den 40 € um einen Nettobetrag ohne Umsatzsteuer. Bei Steuerpflichtigen, die keine Vorsteuer abziehen können - etwa bei Ärzten - sind dagegen die Anschaffungskosten einschließlich Umsatzsteuer maßgebend. Bei Steuerpflichtigen, die Vorsteuern nur zum Teil abziehen dürfen, ist für die Einhaltung des Grenzwerts von 40 € der Betrag maßgebend, der sich nach Kürzung des abzugsfähigen Teils der Umsatzsteuer vom Kaufpreis ergibt (Abschn.86 Abs.4 EStR 2001).

• Auf der Rechnung für das Geschenk muss der Empfänger vermerkt werden, und bei Rechnungen über mehrere Geschenke müssen für jeden Empfänger die zugehörigen Geschenke angegeben werden (Abschn.22 Abs.2 EStR 2001).

• Die Aufwendungen für Geschenke müssen in der Buchführung zeitnah auf einem besonderen Konto verbucht werden, so dass die Einhaltung des 40 €-Grenzwerts aus der Buchhaltung oder dem Buchungsbeleg mühelos nachgeprüft werden kann. Nicht abzugsfähige Geschenke sollten - wenn möglich - von vornherein als private Zu­wendung be­handelt werden, die in der Buchführung nichts verloren hat. Dann entfällt das Risiko, dass ein penibler Betriebsprüfer eine Kontrollmitteilung ausschreibt, um zu prüfen, ob der Empfänger die Zuwendung als Einnahme versteuert hat.

Bei der Verbuchung nicht abzugsfähiger Geschenke muss beachtet werden, dass der Vorsteuerabzug für derartige Geschenke nicht zulässig ist, und dass die nicht abzugsfähige Vorsteuer auch nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden darf (Abschn.86 Abs.5 EStR 2001). Es empfiehlt sich, für die ertragsteuerlich nicht abzugsfähigen Geschenke in der Buchhaltung ein gesondertes Konto einzurichten, auf dem der Bruttowert dieser Geschenke verbucht wird. Der Saldo dieses Kontos wird dann am Jahresende dem Jahresüberschuss außerhalb der Bilanz hinzugerechnet. Alternativ kann der Bruttobetrag auch sofort auf dem Privatkonto verbucht werden.

• Geschenke an Arbeitnehmer können ohne Begrenzung auf einen Höchstbetrag als Betriebsausgaben abgezogen werden. Sie sind jedoch in folgenden Fällen lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig:

- Geldgeschenke an Arbeitnehmer gehören in jedem Fall zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.

- Sachgeschenke an Arbeitnehmer bleiben als Aufmerksamkeiten nur bis zu einem Wert von 40 € steuer- und sozialversicherungsfrei. Das gilt auch für Geschenke, die anlässlich einer Weihnachtsfeier übergeben werden (Abschn.72 Abs.4+6 i.V.m. Abschn.73 Abs.1 LStR 2002).