Geschäftsunterlagen, die Anfang 2005 vernichtet werden dürfen

Folgende Geschäftsunterlagen dürfen im Jahr 2005 vernichtet werden:

€¢ Aufzeichnungen (einschließlich der elektronisch erstellten Daten) aus den Jahren 1994 und früher;
€¢ Inventare, die bis zum 31. Dezember 1994 aufgestellt worden sind;
€¢ Bücher, in denen die letzten Eintragungen im Jahr 1994 oder früher erfolgt sind;
€¢ Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 1994 oder früher aufgestellt worden sind;
€¢ Buchungsbelege (= Rechnungen, Quittungen, Verträge, Kontoauszüge, Tagesendsummenbons u.Ä.) aus 1994 oder früher;
€¢ empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 1998 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden;
€¢ Lohnkonten und die bei den Lohnkonten aufzubewahrenden Belege und Bescheinigungen mit Eintragungen aus dem Jahr 1998 oder früher;
€¢ sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 1998 oder früher.

Abweichend hiervon dürfen die o.g. Unterlagen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung für eine begonnene Außenprüfung oder für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen oder ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren sind. Gleiches gilt, soweit die Belege für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Für die Sozialversicherung müssen die Lohnunterlagen bis zum Ablauf des Jahres aufbewahrt werden, das auf die letzte Prüfung durch einen Rentenversicherungsträger folgt. Darüber hinaus müssen die zum 31. Dezember 1991 vorhandenen Lohnunterlagen im Beitrittsgebiet bis zum 31. Dezember 2006 aufbewahrt werden.

Für private Unterlagen gibt es keine Aufbewahrungsfristen. Belege über Zins- und Mieteinnahmen, Werbungskosten, Sonderausgaben, außerge-wöhnliche Belastungen usw. können also vernichtet werden, sobald der Steuerbescheid für das betreffende Jahr vorliegt und diese Belege nicht mehr für andere Zwecke benötigt werden. Bei Steuerfestsetzungen, die unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehen, sollten die privaten Unter-lagen jedoch aufbewahrt werden, da der Steuerpflichtige hinsichtlich des Abzugs von Steuer mindernden Aufwendungen die Feststellungslast trägt.

Auch betriebsinterne Aufzeichnungen, wie Kalender, Arbeits- und Fahrberichte sind nicht aufbewahrungspflichtig. Es empfiehlt sich, solche Papiere zu vernichten, sobald sie nicht mehr für innerbetriebliche Zwecke benötigt werden. Außenprüfer und Steuerfahnder suchen in solchen Pa-pieren erfahrungsgemäß gerne nach Unstimmigkeiten zu den aufbewah-rungspflichtigen Belegen.