Geschäftsunterlagen, die Anfang 2004 vernichtet werden dürfen

Folgende Geschäftsunterlagen dürfen im Jahr 2004 vernichtet werden:

• Aufzeichnungen (einschließlich der elektronisch erstellten Daten) aus den Jahren 1993 und früher;

• Inventare, die bis zum 31.Dezember 1993 aufgestellt worden sind;

• Bücher, in denen die letzten Eintragungen im Jahr 1993 oder früher erfolgt sind;

• Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 1993 oder früher aufgestellt worden sind;

• Buchungsbelege (d.h. Rechnungen, Quittungen, Verträge, Kontoauszüge, Tagesendsummenbons u.ä.m.) aus dem Jahr 1993 oder früher;

• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 1997 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden;

• Lohnkonten und die bei den Lohnkonten aufzubewahrenden Belege und Bescheinigungen mit Eintragungen aus dem Jahr 1997 oder früher (§ 41 Abs.1 Satz 9 EStG);

• sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 1997 oder früher.

Abweichend hiervon dürfen die o.g. Unterlagen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind für eine begonnene Außenprüfung oder für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen oder für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren, oder soweit die Belege für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Für die Sozialversicherung müssen die Lohnunterlagen bis zum Ablauf des Jahres aufbewahrt werden, das auf die letzte Prüfung durch einen Rentenversicherungsträger folgt. Darüber hinaus müssen die zum 31.Dezember 1991 vorhandenen Lohnunterlagen im Beitrittsgebiet bis zum 31.Dezember 2006 aufbewahrt werden (§ 28f SGB IV).

Für private Unterlagen gibt es keine Aufbewahrungsfristen. Belege über Zins- und Mieteinnahmen, Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen usw. können also vernichtet werden, sobald der Steuerbescheid für das betreffende Jahr vorliegt, und sofern diese Belege nicht mehr für andere Zwecke benötigt werden, etwa für Wohngeldabrechnungen, Streitigkeiten mit Mietern, zur Begründung von steuermindernden Tatsachen usw. Bei Steuerfestsetzungen, die unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehen, sollten die privaten Unterlagen jedoch aufbewahrt werden, da der Steuerpflichtige hinsichtlich des Abzugs von steuermindernden Aufwendungen die Feststellungslast trägt.

Auch betriebsinterne Aufzeichnungen, etwa Kalender, Arbeitsberichte, Fahrberichte u.ä.m. sind nicht aufbewahrungspflichtig. Es empfiehlt sich, solche Papiere zu vernichten, sobald sie nicht mehr für innerbetriebliche Zwecke benötigt werden, da Außenprüfer und Steuerfahnder in derartigen Papieren erfahrungsgemäß gerne nach Unstimmigkeiten gegenüber den aufbewahrungspflichtigen Belegen suchen.