Fallen bei den Bewirtungskosten

Aufgrund der Einkommensteuer-Richtlinien 1999 und der neueren BFH-Rechtsprechung müssen jetzt folgende Details i.V.m. dem Abzug von Bewirtungskosten beachtet werden:

- Es dürfen nur maschinell erstellte Rechnungen, die den Namen und die Anschrift der Gaststätte enthalten, als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Als Nachweis für die Registrierung sollte die Bewirtungsrechnung eine laufende Registrier-Nummer enthalten. Die Speisen und Getränke müssen in der Rechnung einzeln aufgeführt sein (Abschn.21 VIII EStR 1999).

- Pauschale Angaben wie "Kontaktpflege" als Grund für eine Bewirtung sind nicht ausreichend. Denn derart allgemeine Angaben lassen den Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung nicht in ausreichendem Umfang erkennen. Wer den Abzug von Bewirtungskosten sicherstellen will, muss den Anlass der Bewirtung also konkret beschreiben, z.B. mit dem Text "Verkaufsgespräch mit X wegen des Produktes Y" (BStBl 1998 II,263; Abschn.21 VIII EStR 1999).

- Trinkgelder dürfen als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn sie nachgewiesen werden. Der Nachweis kann z.B. dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld auf der Rechnung vom Bedienungspersonal quittiert wird. Wer diesen Formalismus vermeiden will, kann auf der Rechnung selbst einen Vermerk anbringen oder monatlich einen Eigenbeleg über "Trinkgelder für Bewirtungskosten" anfertigen. Bei dieser Vorgehensweise besteht das Risiko, dass ein besonders penibler Betriebsprüfer den Betriebsausgabenabzug verweigert. Insbesondere bei Kleinbetrieben, die selten geprüft werden, können auf diese Weise jedoch unerquickliche Diskussionen mit dem Bedienungspersonal umgangen werden (Abschn.21 V EStR 1999).

- Auf der Rechnung muss vom Gastwirt der Name des Rechnungsempfängers angegeben werden, wenn der Rechnungsbetrag 200 DM

übersteigt (Abschn.21 VIII EStR 1999) und bei Rechnungen über mehr als 200 DM muss der Umsatzsteuerbetrag in DM angegeben sein (§ 33 UStDV).

- Auf der Rückseite der Rechnung oder auf einem Beiblatt müssen konkrete Angaben zum Anlass der Bewirtung und die Namen aller Teilnehmer ­ also auch der Name des Gastgebers ­ zeitnah angegeben und vom Steuerpflichtigen unterschrieben werden (Abschn.21 V-VIII EStR 1999). Das gilt auch für Steuerberater, Ärzte und Journalisten (BStBl 1998 II,263). Die sonstigen Vermerke, die in den üblichen Aufdrucken auf der Rückseite der Rechnung vorgesehen sind, müssen nicht mehr ausgefüllt werden.

- Nicht abzugsfähig sind Bewirtungskosten i.V.m. dem Geburtstag des Steuerpflichtigen (BStBl 1994 II,896; BFH/NV 1999,1254). Steuerpflichtige, die Aufwendungen für eine betriebliche Feier, ein Firmenjubiläum, einen Tag der offenen Tür, ein Sommerfest oder ähnliche Veranstaltungen absetzen wollen, sollten also darauf achten, dass die Finanzverwaltung keinen Zusammenhang zu einem Geburtstag des Betriebsinhabers, zu dessen Hochzeit, einem Jubiläum des Betriebsinhabers oder zu einem ähnlichen Ereignis herstellen kann.

- Nach § 4 Abs.7 EStG dürfen Aufwendungen für Bewirtungen nur dann als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn sie einzeln, gesondert und zeitnah aufgezeichnet werden. Bei Selbständigen, die über keine zeitnahe Buchführung verfügen, müssen diese Ausgaben zumindest monatlich in ein Heft oder Buch eingetragen werden (Abschn.22 EStR 1999).

Für die gesonderte Aufzeichnung ist es ausreichend, wenn in der Buchführung nur ein Konto für Bewirtungskosten geführt wird. Wenn auf diesem Konto auch Bewirtungsaufwendungen verbucht werden, die nicht der 80%igen Abzugsbeschränkung unterliegen, so ist dies buchhaltungstechnisch ungünstig, aber hinsichtlich der Abzugsmöglichkeit der Kosten als Bewirtungsausgaben unschädlich. Auch offensichtliche Fehlbuchungen auf dem Konto Bewirtungskosten sind unschädlich. Darüber hinaus ist es unschädlich, wenn mehrere Bewirtungsrechnungen, die in einer Summe bezahlt werden, etwa bei Kreditkartenabrechnungen, in einem Betrag verbucht werden.

BFH-Urteil v. 19.8.99 - entgegen Abschn.22 I Satz 5 EStR 1999 - (IV R 20/99) in Deutsches Steuerrecht 2000 S.320.

- Da die 20%ige Kürzung der Bewirtungskosten i.V.m. einer entsprechenden Kürzung des Vorsteuerabzugs nur für Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass gilt, empfiehlt es sich, zwei Konten für Bewirtungskosten einzurichten, und die zu 100% abzugsfähigen Bewirtungskosten gesondert zu verbuchen. Dazu gehören z.B. Kosten für Kaffee, Kekse usw. für die Bewirtung von Geschäftsfreunden in den Büroräumen (Abschn.21 V EStR 1999), Bewirtungskosten anlässlich von Produktpräsentationen (Abschn.21 V EStR 1999) und die Bewirtung anlässlich von Besprechungen, an denen nur Mitarbeiter teilnehmen (Abschn.21 VII EStR 1999).