Fahrtkostenerstattungen zur Erhöhung des Nettogehalts der Arbeitnehmer

Es lohnt sich, alle Möglichkeiten auszuschöpfen, um Gehaltsbestandteile so weit wie möglich ohne Abzüge auszuzahlen. Fahrtkostenerstattungen bieten dazu gute Ansatzpunkte. Auch der Arbeitgeber profitiert von solchen Vereinbarungen, da er i.d.R. den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und Teile der Berufsgenossenschaftsbeiträge einspart.

Steuerfreie Zuschüsse
Nach § 3 Nr.34 EStG können an Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfreie Zuschüsse für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr gezahlt werden. Als Nachweis für die Auszahlung des steuerfreien Zuschusses genügt die Erklärung des Arbeitnehmers, dass er öffentliche Verkehrsmittel für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte benutzt, und dass er dafür monatlich einen Betrag X ausgibt. Die Erklärung des Arbeitnehmers ist als Beleg beim Lohnkonto aufzubewahren. Die Steuerbefreiung nach § 3 Nr.34 EStG setzt voraus, dass der Arbeitgeber einen Zuschuss leistet für Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für den Erwerb einer Fahrberechtigung entstehen, mit der die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zurückgelegt werden kann. Wenn der Fahrausweis eine zusätzliche private Nutzung außerhalb des Berufsverkehrs erlaubt, so steht diese Nebennutzung der Steuerfreiheit nicht entgegen. Arbeitnehmer die ein Jobticket für die Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte benutzen, dürfen trotzdem die Entfernungspauschale i.H.v. 0,70 bzw. 0,80 DM/Entfernungskilometer als Werbungskosten absetzen; die Werbungskosten müssen in einem solchen Fall aber um die Zuschüsse i.S.d. § 3 Nr.34 EStG oder um den Preis des Jobtickets gekürzt werden. Die Werte von 0,70 bzw. 0,80 DM werden ab 2002 durch 0,36 bzw. 0,40 € ersetzt.
Da die Zuschüsse nur dann steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn bezahlt werden, können sie nur anlässlich einer Neueinstellung oder freiwilligen Gehaltserhöhung vereinbart werden.
§ 9 Abs.1 Nr.4 EStG; Abschn.21b+c LStR 2002 in BR-Drucksache 651/01; BGBl 2000 I, 1918; § 1 ArEV.

Pauschal versteuerte Zuschüsse
Fahrtkostenzuschüsse für die Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vergütet werden, dürfen bis zu dem Betrag, der als Werbungskosten abzugsfähig wäre, pauschal mit 15% versteuert sozialversicherungsfrei ausbezahlt werden. Bei einem eigenen Kfz dürfen für die ersten 10 Kilometer 0,70 DM und für die darüber hinausgehenden Kilometer 0,80 DM je Entfernungskilometer angesetzt werden; ab 2002 sind es dann 0,36 bzw. 0,40 € je Entfernungskilometer. Auch bei Arbeitnehmern, die einen Dienstwagen für die Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte benutzen, dürfen diese Fahrten mit 15% pauschal versteuert werden. Aus Vereinfachungsgründen kann unterstellt werden, dass der Arbeitnehmer 15 Fahrten/Monat ausführt.
Die pauschale Besteuerung der Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte mit 15% ist in der Regel nur vorteilhaft, wenn Sozialversicherung eingespart wird. Wenn keine Einsparung bei den Sozialversicherungsbeiträgen eintritt, ist die Pauschalierung wegen der zusätzlichen Pauschalsteuer nachteilig, da der Arbeitnehmer die Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte ohne Pauschalierung als Werbungskosten abziehen kann (sofern die Werbungskosten-Pauschale von 2.000 DM bzw. 1.044 Euro durch andere Werbungskosten überschritten wird), so dass der Arbeitnehmer durch die pauschale Besteuerung nicht entlastet wird.
§ 40 Abs.2 EStG; Abschn.21c+127 Abs.5 LStR 2002; § 1 ArEV.

Aushilfen
Fahrtkostenzuschüsse können auch an Aushilfen bezahlt werden, ohne dass dadurch der Grenzwert von 630 DM/Monat im Jahr 2001 bzw. von 325 €/Monat im Jahr 2002 überschritten wird. Dies ergibt sich aus Abschnitt 21d Abs.1 Satz 5 der Lohnsteuer-Richtlinien 2002.

Besorgungsfahrten
In Kleinbetrieben erledigen die Arbeitnehmer oft Besorgungsfahrten mit ihrem Pkw, z.B. Fahrten zum Postamt usw. Für diese Fahrten darf der Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei 0,58 DM/km bzw. ab 2002 0,30 €/km erstatten. Insoweit ist es am einfachsten, wenn die Arbeitnehmer fortlaufend Aufzeichnungen führen und sich diese Kosten monatlich aus der Kasse bar erstatten lassen.
Fahrtkostenerstattungen dürfen auch dann steuer- und sozialversicherungsfrei ausbezahlt werden, wenn sie der Arbeitgeber aus umgewandeltem Arbeitslohn zahlt. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die Lohnumwandlung vor der Entstehung des Vergütungsanspruchs vereinbart wurde. Dies hat der BFH mit Urteil vom 27.April 2001 (VI R 2/98 in DStR 2001 S.1479) entschieden.