Die Bewirtung von Arbeitnehmern vorteilhaft gestalten

Wenn es darum geht, Arbeitnehmer zu bewirten, sollte zunächst geprüft werden, ob eine der Alternativen anwendbar ist, bei denen weder Lohnsteuer noch Sozialversicherung anfällt. Die Bewirtung bleibt beispielsweise lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei,

• wenn Arbeitnehmer an einer Besprechung mit Kunden teilnehmen;

• wenn Arbeitnehmer von einem Geschäftspartner zum Essen eingeladen werden;

• wenn die Bewirtung der Arbeitnehmer im Rahmen einer herkömmlichen Betriebsveranstaltung erfolgt;

• wenn die Kosten für die Bewirtung der Arbeitnehmer aus Anlass der Diensteinführung, eines Amts- oder Funktionswechsels, der Ehrung eines Jubilars oder der Verabschiedung eines Arbeitnehmers bis zu 110 € je Arbeitnehmer betragen;

• bei der Bewirtung von Arbeitnehmern während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z.B. anlässlich einer Dienstbesprechung, sofern die Freigrenze von 40 € eingehalten wird und

• wenn den Arbeitnehmern im Betrieb Getränke und Genussmittel unentgeltlich oder teilentgeltlich zur Verfügung gestellt werden, etwa Kaffee und alkoholfreie Getränke.

Außerdem bleibt die Bewirtung von Arbeitnehmern steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn die Möglichkeit besteht, für die Bewirtung den Sachbezugswert anzusetzen, der im Jahr 2002 2,51 € pro Mahlzeit beträgt, und wenn der Arbeitnehmer eine Zuzahlung in Höhe von 2,51 € pro Mahlzeit leistet. Diese Variante ist anwendbar, wenn dem Mitarbeiter ein Sachbezug gewährt wird, beispielsweise

• bei Mahlzeiten, die von einer Kantine ausgegeben werden;

• bei der Ausgabe von Essensmarken mit einem Wert bis zu 5,60 €;

• wenn Mahlzeiten an Mitarbeiter anlässlich beruflicher Bildungsmaßnahmen abgegeben werden und

• bei Mahlzeiten, die Arbeitnehmer anlässlich einer Dienstreise, Fahrtätigkeit, Einsatzwechseltätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten erhalten, vorausgesetzt dass der Wert der einzelnen Mahlzeiten 40 € nicht übersteigt

Dienstreisen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, Arbeitnehmern i.V.m. einer Dienstreise steuer- und sozialversicherungsfrei Verpflegungspauschalen zu erstatten und zwar im Inland

- bis zu 6 € bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden,
- bis zu 12 € bei einer Abwesenheit von mindestens 14 Stunden und
- bis zu 24 € bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden an einem Kalendertag.

Bei der Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen an Arbeitnehmer besteht die Möglichkeit, eine Erstattung in Höhe des doppelten Pauschbetrags steuer- und sozialversicherungsfrei vorzunehmen, wenn der Arbeitgeber die Hälfte des Auszahlungsbetrags nach § 40 Abs.2 EStG mit 25% pauschal versteuert. An Arbeitnehmer, die häufig Dienstreisen durchführen, können auf diese Weise erhebliche Beträge steuer- und sozialversicherungsfrei ausbezahlt werden. Diese Vergünstigung sollte insbesondere von Gesellschaftergeschäftsführern genutzt werden.
Abschn.31+70+73 LStR 2002. Ländererlass v. 19.12.01 (S 2334-17-V B 3) in Der Betrieb 2002 S.15.