Die Bewirtung von Arbeitnehmern vorteilhaft gestalten

Wenn es darum geht, Arbeitnehmer zu bewirten, sollte zunächst geprüft werden, ob eine der Alternativen anwendbar ist, bei denen weder Lohnsteuer noch Sozialversicherung anfällt. Die Bewirtung bleibt beispielsweise lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei:

• wenn Arbeitnehmer an einer Besprechung mit Kunden teilnehmen;

• wenn Arbeitnehmer von einem Geschäftspartner zum Essen eingeladen werden;

• wenn die Bewirtung der Arbeitnehmer im Rahmen einer herkömmlichen Betriebsveranstaltung erfolgt;

• wenn die Kosten für die Bewirtung der Arbeitnehmer aus Anlass der Diensteinführung, eines Amts- oder Funktionswechsels, der Ehrung eines Jubilars oder der Verabschiedung eines Arbeitnehmers bis zu 110 € je Arbeitnehmer betragen;

• bei der Bewirtung von Arbeitnehmern während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z.B. anlässlich einer nicht regelmäßig stattfindenden Dienstbesprechung, sofern die Freigrenze von 40 € eingehalten wird;

• wenn den Arbeitnehmern im Betrieb Getränke und Genussmittel unentgeltlich oder teilentgeltlich zur Verfügung gestellt werden, etwa Kaffee und alkoholfreie Getränke.

Außerdem bleibt die Bewirtung von Arbeitnehmern steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn die Möglichkeit besteht, für die Bewirtung den Sachbezugswert anzusetzen, der im Jahr 2003 2,55 € pro Mahlzeit beträgt, und wenn der Arbeitnehmer eine Zuzahlung in Höhe von 2,55 € pro Mahlzeit leistet. Diese Variante ist anwendbar, wenn dem Mitarbeiter ein Sachbezug gewährt wird, beispielsweise

• bei Mahlzeiten, die von einer Kantine ausgegeben werden;

• bei der Ausgabe von Essensmarken mit einem Wert bis zu 5,65 €;

• wenn Mahlzeiten an Mitarbeiter anlässlich beruflicher Bildungsmaßnahmen abgegeben werden;

• bei Mahlzeiten, die Arbeitnehmer anlässlich einer Dienstreise, Fahrtätigkeit, Einsatzwechseltätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten erhalten, vorausgesetzt dass der Wert der einzelnen Mahlzeit 40 € nicht übersteigt (Ländererlass v. 19.12.01 - S 2334-17-V B 3 - in Der Betrieb 2002 S.15).

Außerdem besteht die Möglichkeit, Arbeitnehmern i.V.m. einer Dienstreise steuer- und sozialversicherungsfrei Verpflegungspauschalen zu erstatten.

Abschn.31+70+73+74 LStR 2002.