Abzug von Telekommunikationskosten eines Arbeitnehmers

Ab 1.Januar 2001 gelten aufgrund eines BMF-Schreibens vom 24.Mai 2000 neue Regelungen für den Auslagenersatz und Werbungskostenabzug bei Telekommunikationskosten.

Auslagenersatz

Ersetzt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer die Aufwendungen für die betrieblich veranlasste Nutzung eines Telefonanschlusses in der Wohnung, eines Mobiltelefons oder von Online-Verbindungen, so sind diese Ersatzleistungen nach § 3 Nr.50 EStG steuerfrei. Die betriebliche Veranlassung muss vom Arbeitnehmer bei den Telefonkosten durch einen Einzelverbindungsnachweis belegt werden, und die Gesamtkosten für Online-Verbindungen müssen auf der Grundlage der Abrechnungen der Telefongesellschaft bzw. des Netzbetreibers oder eines Providers nach dem Zeitfaktor der Internetnutzung in einen betrieblichen und privaten Anteil aufgeteilt werden.

Es ist ausreichend, wenn die Aufwendungen für die betrieblich veranlassten Verbindungen über einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelt werden. Dieser Betrag darf dann in den folgenden zwei Kalenderjahren ohne erneuten Nachweis vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden, sofern sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern. Im Jahr 2000 gilt insoweit die Besonderheit, dass es ausreicht, wenn für den Zeitraum 1.Juli 2000 - 31.Dezember 2000 ein Einzelnachweis geführt wird; dann darf der Auslagenersatz in den Jahren 2001 und 2002 pauschal ausbezahlt werden. In dem Zeitraum, für den die Finanzverwaltung einen Einzelnachweis fordert, dürfen vorab geschätzte pauschale Abschlagszahlungen steuerfrei ausbezahlt werden.

Die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt der Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse können entsprechend dem betrieblichen Anteil der Verbindungsentgelte steuerfrei ersetzt werden. Gleiches gilt für die Anschaffungskosten, den Einbau und den Anschluss der Geräte. Diese Kosten dürfen entsprechend dem betrieblichen Anteil der Verbindungsentgelte in Höhe der Abschreibungen (aufgrund der amtlichen AfA-Tabelle) steuerfrei ersetzt werden.

Der Arbeitgeber muss den steuerfreien Auslagenersatz im Lohnkonto vermerken und die Berechnungsgrundlagen beim Lohnkonto aufbewahren.

Beruflich veranlasste Aufwendungen des Arbeitnehmers

Aufwendungen für die beruflich veranlasste Nutzung eines Telefonanschlusses in der Wohnung, eines Mobiltelefons oder von Online-Verbindungen sind als Werbungskosten abziehbar. Die berufliche Veranlassung muss vom Arbeitnehmer durch einen Einzelverbindungsnachweis belegt werden. Die Kosten für Online-Verbindungen müssen auf Grundlage der Abrechnung der Telefongesellschaft bzw. des Netzbetreibers oder eines Providers nach dem Zeitfaktor der Internetnutzung in einen beruflichen und privaten Anteil aufgeteilt werden. Diese Einzelnachweise müssen beim Werbungskostenabzug fortlaufend geführt werden; Aufzeichnungen während eines repräsentativen Zeitraums sind also nicht ausreichend.

Die Aufwendungen für die Anschaffung, den Einbau und den Anschluss der Geräte können dann anteilig nach dem so ermittelten Aufteilungsschlüssel (i.H. der Abschreibung nach der amtlichen AfA-Tabelle) als Werbungskosten abgesetzt werden.

Private Mitbenutzung arbeitgebereigener Telefone

Der Vorteil aus der unentgeltlichen oder verbilligten Mitbenutzung eines betrieblichen Telefonanschlusses bzw. von Internet- und sonstigen Online-Zugängen für private Zwecke eines Arbeitnehmers gehört zum Arbeitslohn. Der Ansatz eines geldwerten Vorteils kann in solchen Fällen nur unterbleiben, wenn der Arbeitgeber die private Nutzung untersagt hat und die Einhaltung des Verbots überwacht, oder wenn wegen der besonderen Umstände des Falls die private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist.

Bei der privaten Mitbenutzung eines Telefonanschlusses bzw. von Online-Verbindungen im Betrieb muss dem Arbeitslohn nur das dem Arbeitgeber entstandene Verbindungsentgelt hinzugerechnet werden.

BMF-Schreiben v. 24.5.2000 (IV C 5-S 2336-13/00) in Der Betrieb 2000 S.1100. Zu den Vorschriften, die bis Ende 2000 gelten: BStBl 1990 I,290; BStBl 1993 I,908.

Arbeitnehmer-PC

Hinsichtlich der Abzugsfähigkeit der Kosten für den Computer eines Arbeitnehmers enthält das neue BMF-Schreiben keine Aussagen. Wenn ein Arbeitnehmer die Kosten für einen PC steuerlich absetzen will, sollte er seiner Steuererklärung von vornherein umfangreiche Aufzeichnungen beifügen, aus denen sich ergibt, dass der PC zu mehr als 90% beruflich genutzt wird. Andernfalls wird die Finanzverwaltung eine erhebliche private Nutzung des Computers unterstellen und i.d.R. den Abzug der Kosten streichen.

Siehe hierzu eine Verfügung der OFD Bremen vom 16.7.97

(S 2208-St 201) in Der Betrieb 1997 S.1594 und ein Urteil des FG Rheinland-Pfalz vom 10.5.99 (5 K 2776/98-rkr.) in DStRE 2000 S.565.

Falls der Computer eines Arbeitnehmers für betrieblich Zwecke eingesetzt wird, ist es deshalb vorteilhafter, wenn der Arbeitgeber den Computer erwirbt. Der Arbeitnehmer kann dann gegebenenfalls einen Zuschuss zu den Anschaffungskosten zahlen, sofern er Wert auf eine bestimmte Ausstattung legt.