Überlassung von Autotelefonen und Handys an Arbeitnehmer (und Geschäftsführer)

Bei der Ermittlung des privaten Nutzungswerts eines dem Arbeitnehmer überlassenen Kfz bleiben die Aufwendungen für ein Autotelefon einschließlich Freisprechanlage außer Ansatz. Führt der Arbeitnehmer vom Autotelefon des Firmenwagens aus Privatgespräche, so ist dieser geldwerte Vorteil nach § 3 Nr.45 EStG steuerfrei. Dabei ist es ohne Bedeutung, in welchem Umfang der Arbeitnehmer das Autotelefon im Geschäftswagen privat nutzt. Selbst bei einer 100%igen privaten Nutzung entsteht kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Gleiches gilt bei Überlassung eines betrieblichen Handys an einen Arbeitnehmer.

Stellt ein Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Aufwendungen für die Anschaffung, den Einbau und den Anschluss eines Autotelefons sowie die laufenden Gebühren für die Telefongespräche in Rechnung, so sind die Ersatzleistungen nur dann nach § 3 Nr.50 EStG steuerfrei, wenn das Autotelefon so gut wie ausschließlich für betrieblich veranlasste Gespräche genutzt wird, oder wenn die Aufwendungen für die beruflichen Gespräche im Einzelnen nachgewiesen werden.

Der Auslagenersatz kann pauschal ermittelt werden, wenn er regelmäßig wiederkehrt und wenn der Arbeitnehmer für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten einen Einzelnachweis führt. Der Durchschnittsbetrag kann dann als pauschaler Auslagenersatz beibehalten werden, bis eine wesentliche Änderung der Verhältnisse eintritt, etwa eine Änderung der Berufstätigkeit. Entstehen dem Arbeitnehmer erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telefonkosten, kann der Arbeitgeber 20% der vom Arbeitnehmer vorgelegten Telefonrechnung, höchstens jedoch 20 € monatlich, als Auslagenersatz nach § 3 Nr.50 EStG steuerfrei ersetzen.

Soweit die Zuwendungen danach lohnsteuerfrei sind, bleiben sie nach § 1 der Arbeitsentgeltverordnung sozialversicherungsfrei. Diese Ausführungen gelten sinngemäß für Handys.

OFD Frankfurt/Main v. 4.3.03 (S 2354 A-39-St II 30) in Der Betrieb 2003 S.1085.