Überlassung eines Betriebs-Pkw an mehrere Arbeitnehmer

Wenn ein Arbeitnehmer einen Betriebspkw für Privatfahrten nutzen darf, beträgt der private Nutzungswert, der als zusätzlicher Bruttolohn erfasst werden muss, für jeden angefangenen Kalendermonat grundsätzlich 1% des auf 100 € abgerundeten inländischen Listenpreises des Fahrzeugs. Benutzt der Arbeitnehmer das Betriebsfahrzeug auch für die Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte, erhöht sich der private Nutzungswert für jeden angefangenen Kalendermonat um 0,03% des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer des Arbeitswegs (31 Abs.9 LStR 2002).

Lohnsteuerpauschalierung mit 15%

Ein Teilbetrag des privaten Nutzungswerts, der auf die Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte entfällt, kann nach § 40 Abs.2 EStG pauschal mit 15% versteuert werden. Dieser Teilbetrag entspricht der Entfernungspauschale, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten absetzen könnte, wenn die Pauschalbesteuerung mit 15% nicht vorgenommen wird.

Die pauschale Besteuerung der Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte mit 15% ist nur vorteilhaft, wenn Sozialversicherung eingespart wird. Wenn keine Einsparung bei den Sozialversicherungsbeiträgen eintritt, ist die Pauschalierung wegen der Pauschalsteuer nachteilig, da der Arbeitnehmer die Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte ohne Pauschalierung i.d.R. steuermindernd als Werbungskosten abziehen kann.

Privatnutzung eines Pkw durch mehrere Arbeitnehmer

Steht ein Betriebspkw gleichzeitig mehreren Arbeitnehmern zur privaten Nutzung zur Verfügung, beläuft sich der als Arbeitslohn zu erfassende geldwerte Vorteil für jeden Kalendermonat auf insgesamt 1% des inländischen Listenpreises des Kfz. Dieser Wert ist auf die Nutzungsberechtigten aufzuteilen. Das gilt auch dann, wenn mehrere Arbeitnehmer auf einen Fahrzeugpool zugreifen können.

In einem Streitfall, den der BFH mit Urteil vom 15.Mai 2002 entschieden hat, stand ein betriebliches Kfz gleichzeitig zwei Arbeitnehmern für private Fahrten zur Verfügung. Nach Auffassung des BFH müssen in einem solchen Fall für jeden Kalendermonat insgesamt nur 1% des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil bei den beiden Arbeitnehmern angesetzt werden, während die Finanzverwaltung den Arbeitslohn bei beiden Arbeitnehmern um 1% erhöhen wollte.

Das neue Urteil eröffnet interessante Gestaltungsmöglichkeiten bei der Nutzung eines Betriebspkw durch mehrere Familienangehörige, wenn diese unterschiedlich hohe Gehälter beziehen, denn durch die Aufteilung des geldwerten Vorteils kommt es dann i.d.R. zu einer Steuerentlastung. Dabei müssen allerdings auch die Folgen hinsichtlich der Sozialversicherung bedacht werden, wenn nur einer der Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei beschäftigt ist oder mehr verdient als der Pflichtversicherungsgrenze entspricht.

BFHurteil v. 15.5.02 (VI R 132/00) in Der Betrieb 2002 S.1586.

Fahrtenbuch

Die pauschalen Wertansätze in Höhe von 1% und 0,03% für den Nutzungswert können wahlweise durch echte Werte ersetzt werden. In diesem Fall müssen die Kosten durch Belege nachgewiesen und es muss auf Dauer ein Fahrtenbuch geführt werden. Da die exakte Ermittlung des privaten Nutzungswerts auch nachträglich in der Einkommensteuererklärung vorgenommen werden darf, wird man für Zwecke des Lohnsteuerabzugs die pauschalen Wertansätze wählen, um den betrieblichen Arbeitsaufwand in Grenzen zu halten (Abschn.31 Abs.9 Nr.3 LStR 2002).

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert werden. Faktisch ist es also erforderlich, ein handschriftliches Fahrtenbuch zu führen (EFG 2002,667).

Der Aufwand i.V.m. der Führung eines Fahrtenbuchs macht sich vor allem bezahlt, wenn ein Pkw einen hohen Listenpreis hat, oder wenn die Differenz zwischen den Anschaffungskosten und dem Listenpreis groß ist, oder wenn ein Pkw ganz überwiegend betrieblich genutzt wird.

Zubehör später anschaffen

Maßgebend für die Berechnung des geldwerten Vorteils ist bei der 1%-Regelung der Listenpreis des Kfz am Tag der ersten Zulassung. Nur die Kosten eines Autotelefons dürfen bei Arbeitnehmern wegen des § 3 Nr.45 EStG vom Listenpreis gekürzt werden. Dagegen vertritt die Finanzverwaltung die Auffassung, dass die Kosten für ein Navigationsgerät, einen Computer oder ähnliche Einbauten nicht vom Listenpreis abgezogen werden dürfen, wie das teilweise in der Literatur empfohlen wird (Der Betrieb 2002 S.1585). Arbeitgeber sollten die Verwaltungs­auffassung bei der Lohnabrechnung beachten; der Arbeitnehmer kann den geldwerten Vorteil dann gegebenenfalls in seiner Einkommensteuererklärung neu berechnen, falls er den Streit mit der Finanzverwaltung nicht scheut (Abschn.39 Abs.9 Nr.3 Satz 4 LStR 2002).

Wegen der Maßgeblichkeit des Listenpreises am Tag der ersten Zulassung wirkt es sich vorteilhaft aus, wenn zunächst ein bescheiden ausgestatteter Pkw angeschafft wird. Alle Zusatzgeräte, die ohne wesentliche Mehrkosten nachträglich installiert werden können, etwa das Radio, Navigationsgerät usw. werden dann unmittelbar nach der Zulassung eingebaut.

Zuzahlungen optimal gestalten

Wenn der Arbeitnehmer einen Zuschuss zu den Anschaffungs- oder Unterhaltskosten des Fahrzeugs zahlt, mindert der Zuschuss im Jahr der Zahlung den steuerpflichtigen Nutzungswert. Ein übersteigender Betrag geht steuerlich verloren. Es ist deshalb vorteilhaft, wenn der Zuschuss in Monatsraten bezahlt wird, die dem steuer- (und sozialversicherungspflichtigen) Nutzungswert entsprechen. Eine Erhöhung des Bruttolohns entfällt dann in allen Monaten, in denen der Zuschuss gezahlt wird (Abschn.31 Abs.9 Nr.4 LStR 2002).