Vorteile einer Verfahrensdokumentation

Unser Beitrag in der Zeitschrift IHK-Wirtschaft Ausgabe März 2024 

In Zeiten, in denen von Bürokratieabbau und Entlastung der Unternehmen die Rede ist, passt die Pflicht eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, auf den ersten Blick wohl kaum ins Bild.

Dennoch können sich aus der Erstellung einer Verfahrensdokumentation und der Einrichtung eines internen Kontrollsystems Vorteile ergeben.

Grundlage bilden die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Die Verfahrensdokumentation dient in erster Linie dem Finanzamt, die Wege der steuerlich relevanten Unterlagen und Daten im Unternehmen für Prüfer nachvollziehbar darzustellen. Allein die wachsende Anzahl von Kommunikationswegen zwischen Geschäftspartnern ist ein guter Grund für deren nachprüfbare Beschreibung. Auch innerhalb der Unternehmen werden die Prozesse durch den Einsatz verschiedenartigster EDV- Systeme unterstützt. Die Nachvollziehbarkeit für Prüfer muss auch hier gegeben sein.

Alle Unternehmen sind durch die GoBD gezwungen, ihre Abläufe zu beschreiben. Dieser Erstellungsprozess der Dokumentation allein birgt einen großen Vorteil in sich. Häufig werden Regeln für die Vertretung, für die Datensicherheit, für Zugriffsrechte usw. nicht ausreichend beschrieben.

Die Implementierung eines internen Kontrollsystems (IKS) soll bei Betriebsprüfungen gem. § 38 EGAO Vorteile bringen. Ein nachgewiesen wirksames IKS soll bei zukünftigen Prüfungen zu Erleichterungen z.B. in Form von kürzeren Prüfungszeiten oder geringeren Anforderungen an die Dokumentation führen.

Das wird vor allem für die Unternehmen Vorteile bringen, die als Großbetrieb im Sinne der Finanzverwaltung lückenlosen Betriebsprüfungen unterliegen bzw. Unternehmen die mit regelmäßigen Prüfungen zu rechnen haben.

Mit der einmaligen Erstellung der Verfahrensdokumentation ist es nicht getan. Diese ist ständig aktuell zu halten. Die Aktualisierung ist durch eine entsprechende Dokumentation nachzuweisen.

Die ständige Aktualisierung und Weiterentwicklung werden einen Beitrag zu der ohnehin notwendigen Digitalisierung der Unternehmen leisten. Mittlerweile bieten einige Unternehmen Softwarelösungen an.

Zusammenfassung der Vorteile einer Verfahrensdokumentation:

• Prozesse werden überprüft, neu gedacht und optimiert
• Klare Strukturen und Abläufe vereinfachen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und vermeiden Unstimmigkeiten
• Erleichterungen bei Betriebsprüfungen können erreicht werden

Der Umfang der Verfahrensdokumentation richtet sich nach den geschäftlichen Abläufen und der Komplexität der eingesetzten EDV- Systeme.

Schlussendlich dient der Erstellungsprozess mehr dem Unternehmen als der Finanzverwaltung.