Digitale Schnittstellen zwischen Unternehmen, Steuerkanzlei und Finanzamt

Das Thema Digitalisierung beschränkt sich bekanntermaßen nicht nur auf Prozesse innerhalb der Unternehmen, sondern betrifft insbesondere die externe Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten, Behörden und Dienstleistern.

Davon ebenso betroffen sind der Informations- und Datenfluss sowie die Übergabe von Unterlagen an die Steuerkanzlei und deren Rückgabe an das Unternehmen. Aufgrund der strengen gesetzlichen Regelungen an die zeitgerechte Erfassung der Geschäftsvorfälle, deren Nachvollziehbarkeit und Archivierung, müssen insbesondere bei der Finanzbuchführung in der Steuerkanzlei die Prozesse teilweise neu durchdacht werden. Verschiedene
Anbieter von Steuerberatungssoftware unterstützen mit entsprechenden Lösungen. Wir können an dieser Stelle auf unsere Erfahrungen mit der Anwendung „DATEV Unternehmen Online“ zurückgreifen. Der konsequente Einsatz derartiger Tools schafft einen messbaren Mehrwert auf beiden Seiten.

• Die Belege in Papierform bleiben im Unternehmen. Der Pendelordner entfällt.
• Elektronische Dokumente werden elektronisch weitergegeben; ein Systembruch durch Ausdrucken → Abheften →Weitergabe an die Steuerkanzlei entfällt.
• Der Zugriff auf die Dokumente ist sofort nach ihrer Bereitstellung möglich; es kann bereits innerhalb der Abrechnungsperiode
  gebucht werden. Auch die externe Buchführung ist täglich möglich.
• Für die Jahresabschlusserstellung in der Steuerkanzlei entfällt die Nachforderung von Belegen, die dort versehentlich nicht
  kopiert wurden.
• Bereits im Unternehmen können zu den Geschäftsvorfällen z.B. Kostenstellen hinterlegt und / oder eingegeben werden.
• Lieferanten- und Kundenstammdaten stehen elektronisch zur Verfügung.
• Zahlungsvorgänge können direkt zur Eingangsrechnung erledigt werden.
• Für steuerliche Außenprüfungen ist es möglich, die Datensätze mit Belegbild den Prüfern zur Verfügung zu stellen. Die reihenweise
  Aktenbereitstellung sowie das Kopieren der Belege für die Prüfer kann entfallen.
• Sonstige Dokumente wie z.B. Verträge werden ebenfalls elektronisch bereitgestellt.
• Die Auswertungen können im Rechenzentrum bereitgestellt und - Internet vorausgesetzt - von jedem Ort aus eingesehen
  werden.
• Die Archivierung der Papierdokumente im Unternehmen lässt sich kostengünstiger organisieren.

Über die gleiche Online-Anwendung können Angebote, Auftragsbestätigungen und Ausgangsrechnungen erstellt und Letztere elektronisch an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Auch der Bereich Lohnbuchhaltung wird durch die Software unterstützt und bietet diverse Vorteile:

• Führen einer digitalen Personalakte mit Zugriff vom Unternehmen und der Steuerkanzlei.
• Informationen an das Lohnbüro müssen nicht mehr per E-Mail versendet, sondern können dem jeweiligen Arbeitnehmer in der digitalen Personalakte zugeordnet werden.
• Um Doppelerfassungen im Unternehmen und der Steuerkanzlei zu vermeiden, lässt sich eine Vorerfassung von Bewegungsdaten
  im Unternehmen einrichten.
• Lohnauswertungen werden bereitgestellt und nicht mehr verschickt.
• Prüfungsrelevante Unterlagen werden dem Prüfer digital zur Verfügung gestellt.
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen können die Arbeitnehmer online abrufen.

In Verbindung mit der elektronischen Bereitstellung der Zahlungsvorgänge auf den Bankkonten, steht einer volldigitalen Verarbeitung der beschriebenen Bereiche nichts mehr im Wege.

In der Praxis, können wir aus unseren Erfahrungen berichten, dass diese digitale Zusammenarbeit immer dann funktioniert, wenn sich alle Beteiligten darüber im Klaren sind, dass Prozesse definiert werden müssen. Auch in diesem Bereich ist die Digitalisierung kein Selbstläufer. Durch eine gewissenhafte Vorbereitung, Planung und Beschreibung der Abläufe wird erkennbar, welche Prozesse im Unternehmen anzupassen und umzusetzen sind. Wir sind bei Unternehmen, die kein Warenwirtschaftssystem (WWS) im Einsatz haben, nach wenigen Abrechnungsperioden zum Ziel gekommen. Es konnte auf beiden Seiten ein Mehrwert erreicht werden. Komplexer wird das Thema beim Einsatz von WWS, die nicht über die erforderlichen Schnittstellen verfügen. Hier ist Beharrlichkeit gefragt, um den gewünschten Erfolg zu erreichen. Nicht selten ist die Programmierung der Schnittstellen anzupassen.

Eine besondere Bedeutung kommt den handelnden Mitarbeitern zu. Sie sind es, deren gewohnte Arbeitsabläufe neu gestaltet werden und sie sind es, die diese Prozesse mit Leben erfüllen. Sie müssen Fehler ausmerzen und weiteres Optimierungspotenzial erkennen. Sie können entscheidend sein, ob das gesamte Projekt erfolgreich wird oder scheitert. Begleiten die Verantwortlichen des Unternehmens das Projekt aktiv und bringen sich entsprechend ein, wird es zum Erfolg führen.

Insgesamt dienen die beschriebenen digitalen Prozesse einer effizienten Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei. Fehler in der Übertragung von Informationen können vermieden und insgesamt viel Zeit eingespart werden.

Für die Mitarbeiter der Bereiche präsentiert sich das Unternehmen als modern und zukunftsorientiert und wird somit auch für junge Fachkräfte durchaus interessant!