Die E-Rechnung kommt-handeln Sie rechtzeitig!

Der Bundestag hat mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes die Einführung einer obligatorischen E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen beschlossen. Ziel ist dabei die Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetruges. Zukünftig soll dafür der Rechnungsaustausch über ein einheitliches System der Finanzverwaltung erfolgen.

Die Einführung erfolgt in drei Stufen:

01.01.2025: Die E-Rechnung wird Standard, der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Jedes Unternehmen darf E-Rechnungen versenden. In den ersten zwei Jahren dürfen noch Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Zustimmung des Empfängers erfolgen.

01.01.2027: Unternehmen mit mehr als 800 TEUR Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit weniger als 800 TEUR Jahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden.

01.01.2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden.

Das bedeutet, dass jeder Unternehmer ab dem 01.01.2025 in der Lage sein muss, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Sollte also ein Geschäftspartner Ihnen ab 2025 eine E-Rechnung übersenden, müssen Sie Ihre Prozesse im Unternehmen so angepasst haben, dass eine Verarbeitung dieser Rechnung erfolgen kann, da ansonsten der Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung gefährdet ist. Schließlich hat der Rechnungsempfänger keinen Anspruch auf die Ausstellung der Rechnung in einem anderen Format.

Bei einer elektronischen Versendung im PDF-Format handelt es sich ausdrücklich nicht um eine E-Rechnung. Die E-Rechnung kann sowohl im ZUGFeRD-Format 2.0 oder als XRechnung ausgestellt werden. Das ZUGFeRD-Format ist die Kombination einer PDF-Rechnung mit einem angeschlossen Datencontainer, welcher die elektronischen Daten beinhaltet. Die XRechnung besteht ausschließlich aus einem elektronischen Datensatz und ist ohne die notwendige technische Ausstattung nicht mehr lesbar.

Nicht betroffen vom neuen Rechnungsformat sind Lieferungen und Leistungen, welche steuerfrei gem. § 14 Nr. 8 bis 28 UStG sind, sowie Kleinbetragsrechnungen unter EUR 250 und Fahrkarten.

Fazit: Beginnen Sie unbedingt rechtzeitig, sich mit der E-Rechnung zu befassen. Es sind nicht nur die technischen Voraussetzungen zum Empfang und die Verarbeitung der E-Rechnung zu schaffen, sondern der gesamte Prozess des Belegflusses im Unternehmen ist entsprechend zu überdenken. Hilfreich kann dabei auch die Einrichtung einer gesonderten E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen sein.

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