Damit Ihr Fahrtenbuch kein Geschenk für das Finanzamt wird

Aktuell müssen wir feststellen, dass die Fahrtenbücher zu den betrieblichen Fahrzeugen, welche auch einer privaten Nutzung zugänglich sind, zunehmend Gegenstand der Betriebsprüfungen sind bzw. schon im Rahmen der Steuerveranlagung abgefordert werden.

Nicht selten werden im Rahmen der Prüfung fehlende Übereinstimmungen bzgl. des Kilometerstandes auf den Werkstattrechnungen, mit Orten der erfassten Tankquittungen oder den Kilometerangaben, welche einem Internet-Routenplaner zu entnehmen sind, festgestellt. Dies führt dann zwangsläufig zur Anwendung der so genannten 1-Prozentregelung und bei einem Prüfungszeitraum von mindestens drei Jahren in der Regel zu einer erheblichen Steuernachzahlung. Schließlich wird bei diesem pauschalen Ansatz pro Monat ein Prozent des Bruttolistenpreises vom Neufahrzeug als gewinnerhöhender privater Nutzungsvorteil angesetzt.

Mittlerweile geht die Prüfung sogar soweit, dass beim Hersteller des Fahrtenbuches angefragt wird, wann die Version des Fahrtenbuches gedruckt wurde, um somit im Nachgang erstellte Fahrtenbücher identifizieren zu können.

Die Betriebsprüfer haben somit mit einem überschaubaren Aufwand ihr „Soll“ schnell erfüllt.

Deshalb ist unbedingt auf die Einhaltung der folgenden Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu achten:

• zeitnahe Erfassung,
• geschlossene Form (keine Excel-Tabelle),
• Wiedergabe des vollständigen und fortlaufenden Zusammenhanges der Gesamtkilometer,
• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt,
• Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner,
• Aufführung von Umwegen.

Da ein Fahrtenbuch in Papierform oft umständlich zu führen ist, gibt es mittlerweile einige Anbieter zertifizierter elektronischer Fahrtenbücher, welche mit Hilfe von GPS-Daten, der Bordelektronik und dem Abgleich mit Ihren Kontaktadressen relativ bequem die notwendigen Angaben des Fahrtenbuches ermitteln können.

Tipp:

Auch wenn das Fahrtenbuch bereits im Rahmen der Veranlagung abgefordert wurde, sollte der Rücklauf des Fahrtenbuches vom Finanzamt nachgehalten und auf eine sorgsame Aufbewahrung geachtet werden. Schließlich kann ein Fahrtenbuch mehrere tausend Euro an Steuern wert sein.